Виды писем - классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)
Передача информации посредством текстового сообщения издавна была популярна и необходима.
Оглавление:
В современном мире существует несколько видов писем.
Рассмотрим специфику создания и содержания базовых типов посланий.
Виды писем делового назначения
Одно из ключевых мест применения переписки – деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы.
К базовым критериям классификации деловых писем относятся:
- Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
- Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
- Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
- Количество получателей – один объект или группа лиц.
- Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
- Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.
Допустимо выделение и иных критериев классификации. Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов.
Письма информационной направленности
Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей. Рассмотрим ключевые виды информационных писем.
Письмо-извещение
Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц.
Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами. Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.
Письмо-реклама
Рекламные сообщения на русском языке – это краткое описание преимуществ товара или услуги, побуждающее совершить покупку.
Иногда уставные послания информируют исключительно об акциях и скидках.
Письмо-сообщение
Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.
В качестве примеров допустимо отметить разъяснение новых нормативных актов, сведения о графике работы.
Письмо-уведомление
Уведомление предполагает необходимость оповестить о важной официальной информации широкую аудиторию.
Нередко сведения печатаются в СМИ или внутри корпоративных изданий.
Письмо-напоминание
В материале содержатся сведения об определенном обязательстве человека или о договоренности.
Пример – всем участникам конференции за день до мероприятия пришло сообщение о том, что начало сессии в двенадцать часов. Они знали об этом и раньше, это было лишь напоминанием.
Сопроводительное или письмо-разъяснение
Сопроводительное сообщение является дополнением к конкретному пакету материалов или файлу.
Например, человек отправляет руководству годовой отчет, состоящий из десяти файлов. Чтобы проверяющему лицу было проще, сотрудник дополняет отправку посланием, в котором кратко зафиксирована суть каждой части отчета.
Другие
Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.
Письма-прошений и предложений
В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.
Письмо-заявка
Желание участвовать в чем-либо или запросить конкретный товар или услугу формируется в виде заявки. Например, организация планирует быть членом экспо выставки и отправляет соответствующее текст в организационный комитет.
Иным вариантом является заказ продуктов у поставщика. Письмо иногда предполагает ответ, иногда нет – зависит от договоренностей между сторонами и существующего регламента.
Письмо-заказ
Сообщение заказ чаще выступает как ответ на предложение. Наряду с этим может быть и инициативным.
Пример – организация нашла нового поставщика ресурсов и сформировала заказ на несколько наименований.
Письмо-приглашение
При необходимости осуществить явку людей на мероприятие рассылаются пригласительные. Они бывают общего характера и персонализированные.
Зачастую используются официальные бланки. Например, представителей филиалов приглашают на встречу в головном офисе посредством электронного текстового файла.
Письмо-просьба
Прошение о чем-либо формируется посредством сообщения-просьбы.
Призыв к действию – шаг или письменный ответ. Пример – просьба о прохождении собеседования на более высокую должность.
Письмо-предложение
Форма инициативного послания, в котором формируется конструктивное предложение от одного человека другому.
В качестве примера отметим вариант, при котором отдел маркетинга предлагает проведение акции в новогоднюю ночь для привлечения новых клиентов.
Письмо с запросом
В деловой среде часто применяется подобный текстовый формат.
Идея в том, что в ответном письме описывается конкретный ответ на заявку. Например, руководитель отдела делает запрос в кадровое подразделение, с целью выявить дату устройства сотрудника на работу.
Письмо с претензиями или требованиями
В случае несоблюдения одной стороной установленных обязательств, другая, как субъект переписки, вправе направить либо претензию – выражение недовольства, либо требование – запрос на выполнение условий сделки. Разрешение конфликтов связано с урегулированием подобных вопросов.
Письмо-требование
В требовании указывается призыв к ранее оговоренному действию, которое не было выполнено в установленный срок. В конце послания указываются возможные санкции.
В качестве примера допустимо отметить сообщение из банка своему кредитору, не внесшему оплату по договору.
Письмо-претензия
Данный формат – это своего рода жалоба на нарушение условий и указание на необходимость возмещения ущерба.
Например, недовольный клиент, который столкнулся с бракованной продукцией, просит компенсировать ему затраты и моральный ущерб.
Служебные ответные письма
Так как ряд отправляемых текстов предполагает ответ от получателя, в деловой среде были введены формы писем с согласием и отказом. Они применяются для запросов, предложений, просьб и ряда других текстов.
Письмо-отказ
Несогласие предполагает отказ от того, что указано в послании.
Пример – руководство компании решило не принимать предложение маркетингового отдела и отказало в разработке рекламной компании.
Письмо-согласие
Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.
Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.
Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством
В крупных компаниях принят оборот корреспонденцией. В большинстве случаев бланки имеют стандартную форму. Рассмотрим ключевые примеры служебных записок.
Письмо-рекомендация
Рекомендации применяются в корпоративном мире для оценки характеристик физических и юридических лиц.
Это своего рода пиар объекта для других. В качестве примера можно отметить рекомендательное письмо сотруднику при увольнении.
Письмо-подтверждение
Подтверждение направляется в случае, когда требуется подтвердить получение каких-либо данных.
Например, компания отправила запрос на участие, оргкомитет ответил, что принял их заявку, и она находится на рассмотрении. Переписка - залог того, что обращение не потеряется. Часто такие сообщения отправляются автоматически при получении письма.
Письмо-гарантия
Формат предполагает предоставление сведений о наличии обязательств компании перед третьими лицами. Направляется как партнерам, так и потребителям товаров и услуг.
Пример – фирма-производитель отправляет гарантийные послания клиентам о том, что в случае брака они обязуются компенсировать затраты в двойном размере и запрос о согласовании условий.
Этикетные письма
Этикетные письма, как правило, также имеют стандартизированную форму и используются многократно для типовых ситуаций. В образец вставляются персональные данные получателя и дата. Они не так формализованы, как распорядительное, но тоже обладают структурой.
Благодарность
На особые заслуги перед компанией допустимо использование разных позитивных санкций. Самая простая – благодарственное письмо.
Например, за высокие показатели по обороту сотруднику отправили электронный текст, выразив словами признательность и обоснование благодарности.
Поздравление
Небольшого формата текстовый файл, включающий добрые слова и пожелания лицу, у которого торжественное событие.
Пример – секретарь руководителя регулярно рассылает поздравления с днем рождения сотрудникам предприятия от имени директора.
Извинение
Подобный вариант часто применяется в отношении клиентов руководством компании.
Пример – потребитель не удовлетворен качеством оказанных услуг и сообщил об этом отделу по работе с клиентами. В ответ на это уполномоченные сотрудники отправили извинение в письменной форме.
Соболезнование
Когда в семье человека случается несчастье, принято направлять тексты, выражающие соболезнование.
Применяется в случае смерти работника или кого-то из его родных.
Какие бывают письма на почте
Почтовая система существует несколько столетий. С ростом населения возрастало и количество направляемых сообщений. Сегодня большая часть корреспонденции переходит в открытую онлайн среду. Но по-прежнему актуальны разновидности текстовых посылов.
Простое
Стандартный вариант предполагает использование конверта, марок и фиксации сведений об отправителе и получателе.
Недостаток – шанс утери послания, поэтому не рекомендуется применять для отправки важных документов.
Заказное
Преимущество заказного письма в том, что отправитель получит извещение о том, когда объект его получит.
Формат более надежен, особенно, если бланк с информативным приложением.
Заказное с вручением
Самые важные материалы стоит передавать с заказным письмом с вручением.
Сотрудник будет обязан проконтролировать, что сообщение в конверте получил именно тот, кто должен, и не будет нарушен процесс делопроизводства.
Заказное с описью вложения
Если есть необходимость проконтролировать, чтобы ничто из сведений не потерялось, используется пояснительный текст с описью.
Сотрудник почты вместе с отправителем составляет два экземпляра, каждый из участников забирает себе по бланку.
Письмо как вид речевой деятельности
В двадцать первом веке письмо приобретает все большую роль в общении между людьми, вытесняя даже живое взаимодействие, в том числе и в бизнесе. Социальные сети служат одним из главных инструментов коммуникации.
Современные компании не могут работать без электронного обмена сведениями. Исходящее сообщение направляется и партнерам, и клиентам, и ведомствам.
Письмо Деду Морозу
Одной из традиционных форм текста является послание Деду Морозу, которое пишут дети. Особенность в отсутствии четкой структуры сообщения.
Содержание, как правило, связано с желаниями подарков. Особенностью является то, что оно не носит договорный характер и не привязано к конкретному стилю и пишется в свободной форме.
Сегодня существует множество разновидностей текстов. Ключевые отличия связаны с содержанием и структурой текстовых сообщений. В корпоративном мире все большую популярность набирает оборот электронными письмами с приложениями.
Ещё никто не комментировал эту статью. Оставьте комментарий первым!